1. Innledende bestemmelser
Denne personvernerklæringen gjelder for visitvesteralen.com / wips, og tilknyttede publikasjoner og tjenester.
2. Derfor lagrer vi informasjon
Vi lagrer informasjon av flere grunner:
- For at systemet skal kunne kjenne igjen brukerne våre, for å kunne bruke tjenestene
- For å ha en bekreftelse på kjøp/påmelding
- For at brukerne våre skal kunne melde seg på våre arrangement
- For målretting og fjerning av annonser og redaksjonelt innhold som er relevant/irrelevante for deg
- For å kunne sende deg oppdatert informasjon om kurs og konferanser du har meldt deg på
- Utvikle og forbedre våre tjenester gjennom å forstå hvordan de brukes
- Behandling av søknader
3. Dette bruker vi ikke informasjonen til
Informasjon du oppgir til oss blir kun lagret i våre systemer. Informasjonen vil ikke selges videre, og vil kun benyttes til å gi deg som bruker mer relevant informasjon og bedre tjenester.
Tredjeparter (som Google Analytics og Facebook Pixel) vil kunne hente ut IP-adresse og data basert på dine surfemønstre. Vi er pliktig å påse at disse tredjepartene behandler data i tråd med norsk regelverk.
4. Slik samles opplysningene inn
Anonyme opplysninger
Det blir loggført hvilke nettsider som er besøkt, tidspunkt, nettleser og fra hvilken IP-adresse besøket kommer fra.
Personopplysninger
Registrering av brukerkonto
Ved registrering av brukerkonto lagrer vi e-postadresser.
Vi kan også lagre valgfrie opplysninger som fullt navn og telefonnummer.
Påmelding til kurs og konferanser
Ved påmelding til våre kurs og konferanser vil vi kun lagre den informasjonen du selv oppgir ved påmelding.
Vi kan be deg om å registrere følgende personopplysninger: Navn, adresse, arbeidssted, stilling, e-post, telefon og ulike behov for tilrettelegging (mat, overnatting, transport etc.) Formålet med registreringen er at vi skal ha oversikt over hvem som deltar, kunne gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementet, og ivareta deg som deltaker. For møter med bevertning eller overnatting o.l. kreves det samtykke, fordi man da ofte behandler helseopplysninger i forbindelse med ulike mat- og tilretteleggingsbehov. Ved å sende inn påmelding samtykker du i at dine opplysninger som registreres i påmeldingsskjemaet kan benyttes av Visit Vesterålen for å kunne administrere og tilrettelegge for arrangementet.
5. Informasjon som lagres lokalt
Vi bruker eksempelvis informasjonskapsler til å lagre anonym identifikasjon lokalt i din nettleser. Disse brukes til å forbedre brukeropplevelsen. F. eks å huske skjemadata som er skrevet inn, slik at disse blir husket til senere bruk.
Vi inkluderer også elementer fra tredjepartstjenester som f. eks Facebook, Linkedin, Twitter og Google+, som laster sine egne informasjonskapsler som lesere har på disse tjenestene fra før.
5b. Hvordan lagrer vi dataene?
- Data lagres hos Seria sin underleverandør Cerpus, som har driftsmiljøet hos Blix Solutions i Oslo. Backup som er eldre enn 1 år, er også lagret offline, i brannsikker safe i Bodø. Passord lagres krypteret.
5c. Hvor lenge lagrer vi dataene?
- Data lagres så lenge nettsiden er i drift.
6. Behandling av personopplysninger / cookies
Personopplysninger vil bli lagret i vår database, behandlet og publisert i samsvar med bestemmelsene i personopplysningsloven, og slik det fremgår nedenfor.
Se personopplysningsloven hos Lovdata. Mer om grunnleggende personvern, se «Hva er en personopplysning?» hos Datatilsynet.
Når det gjelder samtykke til bruk av informasjonskapsler (cookies), reguleres dette av ekom-loven. Mer om dette finner du også på Datatilsynets side om informasjonskapsler.
7. Behandlingsansvarlig
Dine personopplysninger vil bli behandlet av Seria AS, som er behandlingsansvarlig, og våre IT-leverandører for det formål å levere tjenester og for å bedre tjenestene.
Vi engasjerer dessuten noen ganger andre firmaer for å bidra til vår utvikling, og vi kan i slike tilfeller gi disse firmaene de opplysninger de trenger for å utføre dette. Dine personopplysningene vil for øvrig ikke utleveres til andre uten at du har gitt ditt samtykke, eller vi er rettslig forpliktet til utlevering.
Dine personopplysninger lagres innenfor EU/EØS-området, og iht. norsk personvernlovgivning.
8. Registrert profildata, innsyn og retting
Opplysningene du selv gir ved registrering (navn, epost etc.) og ved redigering av denne profil benyttes for å levere og videreutvikle tjenesten, samt til analyse og til statistisk formål.
- Det er du selv som registrerer informasjonen i vår database.
- Du har rett til å be om innsyn i hvilke opplysninger som er registrert om deg, og dersom de er uriktige eller ufullstendige, kan du få dem rettet, supplert eller slettet. Dette kan du gjøre ved å kontakte oss.
- Du har rett til å be om å få dine personopplysninger slettet fra våre databaser. Dette imøtekommer vi så lenge tjenesten du vil slettes fra ikke har særegne krav og begrunnelser for å ta vare på dataene dine.
- Ved mistanke om grovt feilaktige opplysninger i brukerprofil kan vi slette din konto uten nærmere saksgang.
8b. Den registrertes rettigheter inkluderer også
- Du har rett til å anmode om begrensning av behandlingen.
- Du har rett til å protestere på behandlingen.
- Du har rett til dataportabilitet.
- Du har rett til å klage til datatilsynet.
- Du har rett til når som helst å tilbakekalle ditt samtykke.
9. Slik forhindrer du at informasjonskapsler lagres
Du kan slette informasjonskapsler fra din harddisk når som helst, men dette gjør at dine personlige innstillinger forsvinner.
Du kan også endre innstillingene i din nettleser slik at den ikke tillater at informasjonskapsler lagres på din harddisk. Dette gir imidlertid dårligere funksjonalitet på visse nettsider, kan forhindre tilgang til sider som krever innlogging og gjøre at deler av innhold og enkelte funksjoner ikke blir tilgjengelige.
For å unngå at såkalte anonyme identifikatorer blir lagret, må du deaktivere javascript i nettleseren din. Javascript er imidlertid nødvendig for at mange grunnleggende funksjoner på nettsidene skal fungere.
Hvis du ønsker kontroll over hvilke tredjeparter som benytter teknologien til ulike formål, anbefaler vi verktøy som Ghostery og Disconnect.
For mer informasjon om informasjonskapsler og innstillinger henviser vi til allaboutcookies.org.
10. GDPR personvern for online booking
Visit Vesterålen AS, heretter kalt VV
Organisasjonsnummer: 926 888 331
Postadresse: Visit Vesterålen AS – Rådhusgata 11, 8400 Sortland
Nye forskrifter trådte i kraft fra mai 2018 og VV følger disse nye EU tilpassede forskriftene. VV har internkontrollrutiner for håndtering av personopplysninger og andre opplysninger VV mottar fra bestiller. Personopplysninger vil ikke bli solgt eller på annen måte distribuert til andre enn de som trenger slik informasjon for å kunne gjennomføre avtalen/bestillingen inkludert tilleggsytelser.
Bestiller/gjesten/mottaker av nyhets eposter, mottaker av tekstmeldinger og annen markedsaktivitet, vil når som helst kunne be om at all informasjon som er lagret, og som ikke VV er pålagt i annen lov/forskrift å ta vare på, om å bli slettet. Bestiller/gjesten vil, hvis ikke dataene er blitt krevd slettet, motta en nyhets epost fra VV eller fra et av markedsføringsnavnene, og mottakere kan ved mottak av dette straks be om at all informasjon VV har lagret blir slettet uten kostnad.
Bestilling av aktiviteter, overnatting eller lignende, er dette å betrakte som en inngåelse av avtale med VV og VV er da pålagt å registrere personopplysninger. Bestiller samtykker, på bestillingstidspunktet, at VV egenskap av personopplysningsansvarlig, kan benytte de gitte opplysninger for å gjennomføre VV forpliktelser overfor bestiller. Ved behov kan det være nødvendig å overføre opplysningene til samarbeidspartnere for å kunne gi informasjon, tilbud og service rundt bestillers bestilling via epost, telefon, SMS og utsendelser via post.
Alle som mottar eposter, er eller har vært kunder hos VV eller har meldt seg på et nyhetsbrev/epost og har i forbindelse med bestillingen/nyhetsbrevet/eposten oppgitt epostadressen samt telefonnummer. Det varsles herved om at VV vil sende relevant informasjon til bestiller. Bestiller vil kunne få informasjon om en tjeneste bestiller ikke visste om, men informasjonen skal gjør at bestilleren vil kunne få bedre opplevelser i og rundt VV, hele året.
Utsendelse av epost/tekstmeldinger innebærer kun bruk av epostadresse og/eller telefonnummer, ikke andre personopplysninger. Det vil fremgå av eposten, hvor vi har epostadressen fra og at den ikke blir brukt til annet enn epostutsendelser. I eposten er det beskrevet hvordan mottakeren enkelt kan si fra om at han/hun ikke ønsker å motta eposter lenger, samtidig som bestiller kan be om at all informasjon som er registrert på bestiller skal slettes.
VV behandler personopplysninger til bestillere, brukere og kunder ved hjelp av VV tjenester. VV tar vare på bestillernes/gjestenes personlige opplysninger og overholder gjeldende lover til enhver tid for å beskytte mottakeren som person.
VV fungerer som datakontrollør av personopplysninger i forbindelse med tjenestene og i forbindelse med bestillinger/reservasjoner. Personlig informasjon betyr all informasjon direkte eller indirekte knyttet til en levende person.
VV mål er å opprettholde et høyt beskyttelsesnivå for personopplysninger. VV benytter i hovedsak personopplysninger for å forvalte, drifte, utvikle og vedlikeholde fordeler, prosessreservasjoner, optimalisere brukeropplevelsen i form av fordeler og tilpasse vår kommunikasjon med mottakeren/bestilleren/gjestene. VV samler utelukkende personlige data som er relevante for det formål som bestilleren har bestilt. Informasjonen som samles inn inkluderer for eksempel informasjon om navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, IP-adresse, påloggingsinformasjon, språk, brukerhistorikk, reiseinformasjon, reservasjonsinnstillinger, betalinger, stilling, kontaktperson i nødstilfeller, spesielle allergener, funksjonshemming og annen informasjon gjestene/bestillerne har gitt i forbindelse med bruken av våre tjenester.
Formålet med behandlingen av personlige opplysninger er for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og også tilby en mer fleksibel samt individuell tjeneste og produkt. Ved å gjøre en online bestilling bruker VV personlig informasjon til:
- Behandle, gi, utvikle og vedlikeholde tjenester.
- Behandle bestillinger og bestillinger på tjenester.
- Kontakte gjestene, f.eks. på SMS, annen mobilapplikasjon eller epost, eller varsle gjestene om ordrestatus eller noe annet i forbindelse med ordren før, under og etter oppholdet.
- Individualisere vår kommunikasjon med gjestene angående tjenestene, f.eks. ved å opprette en profil for deg og sende deg tilbud som samsvarer med profilen din som bruker av våre tjenester.
- Analyser statistikk og brukeratferd i forhold til tjenestene våre.
- Forbedre bestillerens/gjestenes fordeler med våre produkter og tjenester på en måte som VV tror gagner bestilleren/gjesten.
- Fremme tjenester og produkter, direkte eller indirekte til bestilleren.
Bestilleren har alltid rett til å be om at VV, uten kostnad, sletter dataene som er registrert på gjesten og VV forplikter seg til å gjøre dette så fremt ikke andre lover setter hindringer for dette.
VV bruker informasjonskapsler for sine digitale tjenester.
I tilfeller der det er et lovkrav om at samtykke skal fås for behandling av bestemte typer personopplysninger eller for en bestemt behandling, vil samtykke bli innhentet fra bestilleren før behandling av informasjonen.
VV kan for eksempel bli pålagt å vise personopplysninger til tredjepart som politi eller annen offentlig myndighet dersom dette er i forbindelse med etterforskningen av en forbrytelse, eller hvis Visit Vesterålen er pålagt å avsløre slik informasjon ved lov eller ved vedtak av offentlig myndighet.
Hvis bestiller har spørsmål, kommentarer eller klager om VV behandling av personopplysninger og overholdelse av vilkårene for bruk, vennligst kontakt:
Kontaktopplysninger
Visit Vesterålen AS
post@visitvesteralen.no
Tlf.: (+47) 76 11 14 80
Rådhusgata 11, 8400 Sortland
Hvis klager ikke aksepterer de svar vi gir, ber vi om at klager henvender seg til Datatilsynet.